Sekretaris dan Asisten Administrasi

Sifat Kerja

Sebagai ketergantungan pada teknologi terus berkembang di kantor, peran profesional kantor telah sangat berkembang. Otomatisasi kantor dan restrukturisasi organisasi telah menyebabkan sekretaris dan asisten administrasi untuk semakin memikul tanggung jawab sekali diperuntukkan bagi staf manajerial dan profesional. Terlepas dari perubahan ini, Namun, tanggung jawab inti untuk sekretaris dan asisten administrasi tetap sama: melakukan dan mengkoordinasikan kegiatan administrasi kantor dan menyimpan, mengambil, dan mengintegrasikan informasi untuk diseminasi kepada staf dan klien.
Sekretaris dan asisten administrasi melakukan berbagai tugas administratif dan administrasi yang diperlukan untuk menjalankan organisasi secara efisien. Mereka melayani sebagai manajer informasi dan komunikasi untuk suatu kantor; rapat rencana dan jadwal dan janji, mengatur dan menjaga file-file kertas dan elektronik, mengelola proyek, melakukan riset, dan menyebarkan informasi dengan menggunakan telepon, layanan mail, situs Web, dan e-mail . Mereka juga dapat menangani pengaturan perjalanan dan tamu.
Sekretaris dan asisten administrasi menggunakan berbagai peralatan kantor, seperti mesin faks, mesin fotokopi, scanner, dan sistem konferensi video dan telepon. Selain itu, sekretaris dan asisten administrasi sering menggunakan komputer untuk melakukan tugas-tugas yang sebelumnya ditangani oleh manajer dan profesional, mereka membuat spreadsheet, menyusun korespondensi, mengelola database, dan membuat presentasi, laporan, dan dokumen menggunakan perangkat lunak desktop publishing dan grafis digital. Mereka juga mungkin bernegosiasi dengan vendor, memelihara dan memeriksa peralatan disewakan, persediaan pembelian, mengelola bidang-bidang seperti stockrooms atau perpustakaan perusahaan, dan mengambil data dari berbagai sumber. Pada saat yang sama, manajer dan profesional memiliki banyak tugas secara tradisional diasumsikan ditugaskan untuk sekretaris dan asisten administrasi, seperti keyboard dan menjawab telepon. Karena sekretaris dan asisten administrasi lakukan dikte kurang dan pengolah kata, mereka sekarang punya waktu untuk dukungan lebih banyak anggota staf eksekutif. Dalam sejumlah organisasi, sekretaris dan asisten administrasi bekerja dalam tim untuk bekerja secara fleksibel dan berbagi keahlian mereka.
Banyak sekretaris dan asisten administrasi memberikan pelatihan dan orientasi bagi pegawai baru, melakukan penelitian di Internet, dan mengoperasikan dan memecahkan masalah teknologi kantor baru.
Tugas pekerjaan tertentu bervariasi dengan pengalaman dan judul. Sekretaris Eksekutif dan asisten administrasi memberikan dukungan tingkat tinggi administrasi untuk kantor dan untuk eksekutif puncak dari sebuah organisasi. Umumnya, mereka melakukan tugas-tugas administrasi kurang dari sekretaris lakukan dan manajemen informasi lebih lanjut. Selain mengatur panggilan konferensi dan mengawasi staf administrasi lainnya, mereka dapat menangani tanggung jawab yang lebih kompleks seperti meninjau memo masuk, pengajuan, dan laporan dalam rangka untuk menentukan signifikansi mereka dan untuk merencanakan distribusi mereka. Mereka juga menyiapkan agenda dan membuat pengaturan untuk pertemuan komite dan dewan eksekutif. Mereka juga dapat melakukan penelitian dan menyiapkan laporan statistik.
Beberapa sekretaris dan asisten administrasi, seperti sekretaris hukum dan medis, melakukan pekerjaan yang sangat khusus yang memerlukan pengetahuan teknis terminologi dan prosedur. Sebagai contoh, sekretaris hukum menyiapkan korespondensi dan dokumen hukum seperti surat panggilan, keluhan, gerakan, tanggapan, dan panggilan dari pengadilan di bawah pengawasan seorang pengacara atau paralegal. Mereka juga dapat meninjau jurnal hukum dan membantu dengan penelitian hukum-misalnya, dengan memverifikasi kutipan dan kutipan dalam celana hukum. Selain itu, sekretaris hukum sering mengajar baru dicetak pengacara bagaimana mempersiapkan dokumen untuk diserahkan ke pengadilan. Sekretaris medis menuliskan dikte, menyiapkan surat-menyurat, dan membantu dokter atau ilmuwan medis dengan laporan, pidato, artikel, dan prosiding konferensi. Mereka juga mencatat sejarah medis sederhana, mengatur bagi pasien untuk dirawat di rumah sakit, dan memesan persediaan. Sebagian besar sekretaris medis perlu akrab dengan aturan asuransi, praktek penagihan, dan rumah sakit atau prosedur laboratorium. Sekretaris teknis lainnya yang membantu insinyur atau ilmuwan dapat mempersiapkan korespondensi, memelihara perpustakaan teknis organisasi mereka, dan mengumpulkan dan mengedit bahan-bahan untuk makalah ilmiah.
Sekretaris yang bekerja di sekolah dasar dan sekolah menengah melakukan fungsi administrasi penting bagi sekolah. Mereka bertanggung jawab untuk menangani sebagian besar komunikasi antara orang tua, masyarakat, dan guru dan administrator yang bekerja di sekolah. Dengan demikian, mereka diwajibkan untuk mengetahui rincian tentang siswa mendaftar, imunisasi, dan jadwal bis, misalnya. Mereka menjadwalkan janji, melacak catatan akademis siswa, dan membuat ruang untuk kelas tugas. Mereka yang bekerja secara langsung untuk pertanyaan layar kepala sekolah dari orang tua dan menangani hal-hal tidak membutuhkan perhatian kepala sekolah. Mereka juga dapat menetapkan kalender kepala sekolah untuk membantu mengatur dirinya atau prioritas untuk hari ini.
Beberapa sekretaris dan asisten administrasi, juga dikenal sebagai asisten virtual, adalah freelancer yang bekerja di kantor rumah. Mereka menggunakan internet, e-mail, faks, dan telepon untuk berkomunikasi dengan klien. Tugas lainnya termasuk transkripsi medis atau hukum, menulis dan mengedit laporan dan korespondensi bisnis, menjawab e-mail, entri data, janji pengaturan, membuat pengaturan perjalanan, pembukuan, dan desktop publishing.
Lingkungan kerja. Sekretaris dan asisten administrasi biasanya bekerja di sekolah-sekolah, rumah sakit, pengaturan perusahaan, instansi pemerintah, atau kantor hukum dan medis. Asisten virtual bekerja dari rumah kantor. Pekerjaan mereka sering melibatkan duduk untuk waktu yang lama. Jika mereka menghabiskan banyak waktu keyboard, terutama pada monitor komputer, mereka mungkin mengalami masalah kelelahan mata, stres, dan penyakit gerakan berulang seperti sindrom carpal tunnel.
Mayoritas sekretaris dan asisten administrasi penuh waktu karyawan yang bekerja 40 jam per minggu standar. Sekitar 18 persen dari sekretaris bekerja paruh waktu dan banyak lainnya bekerja di posisi sementara. Beberapa wiraswasta, freelance (seperti asisten virtual), atau berpartisipasi dalam pekerjaan pengaturan pembagian, di mana dua orang membagi tanggung jawab pekerjaan tunggal.

Sekretaris dan asisten administrasi sering menggunakan komputer untuk membuat spreadsheet, menulis korespondensi, mengelola database, dan membuat presentasi dan laporan.

Pelatihan, Kualifikasi lain, dan Kemajuan

Pengolah kata, menulis, dan keterampilan komunikasi sangat penting untuk semua sekretaris dan asisten administrasi. Pengusaha semakin membutuhkan pengetahuan yang luas dari aplikasi perangkat lunak komputer, seperti desktop publishing, manajemen proyek, spreadsheet, dan manajemen database.
Pendidikan dan pelatihan. Lulusan sekolah tinggi yang memiliki keterampilan kantor dasar mungkin memenuhi syarat untuk posisi entry level sekretaris. Mereka dapat memperoleh keterampilan ini dalam berbagai cara. Berkisar pelatihan dari program pendidikan tinggi sekolah kejuruan yang mengajarkan keterampilan kantor dan mengetik untuk program 1 tahun dan 2 tahun di administrasi kantor yang ditawarkan oleh sekolah bisnis dan kejuruan-teknis, dan perguruan tinggi. Banyak lembaga penempatan sementara juga memberikan pelatihan formal dalam komputer dan keterampilan kantor. Sebagian besar sekretaris medis dan hukum harus melalui program pelatihan khusus yang mengajarkan mereka bahasa industri. Program pelatihan asisten virtual yang tersedia di banyak community college di transkripsi, teknologi pembukuan, desain website, manajemen proyek, dan komputer. Ada juga pelatihan online dan program pelatihan.
Pengusaha sekretaris eksekutif semakin mencari calon dengan gelar sarjana, karena sekretaris bekerja sama dengan eksekutif puncak. Sebuah gelar yang terkait dengan bisnis atau industri di mana seseorang mencari kerja dapat memberikan pencari kerja dengan keunggulan dalam proses aplikasi.
Sebagian besar sekretaris dan asisten administrasi, pernah mempekerjakan, cenderung memperoleh keterampilan lebih maju melalui on-the-job-instruksi oleh karyawan lain atau dengan peralatan dan vendor perangkat lunak. Orang lain mungkin menghadiri kelas atau berpartisipasi dalam pendidikan online untuk belajar bagaimana untuk mengoperasikan teknologi kantor baru, seperti sistem penyimpanan informasi, scanner, atau baru paket perangkat lunak diperbarui. Sebagai otomatisasi kantor terus berkembang, pelatihan ulang dan melanjutkan pendidikan akan tetap bagian integral dari pekerjaan sekretaris.
Kualifikasi lain. Sekretaris dan asisten administrasi harus mahir dalam mengetik dan baik pada ejaan, tanda baca, tata bahasa, dan komunikasi lisan. Pengusaha juga mencari layanan pelanggan yang baik dan keterampilan interpersonal, karena sekretaris dan asisten administrasi harus bijaksana dalam hubungan mereka dengan orang-orang. Kebijaksanaan, penilaian yang baik, kemampuan organisasi atau manajemen, inisiatif, dan kemampuan untuk bekerja secara independen sangat penting untuk tingkat yang lebih tinggi posisi administrasi. Perubahan dalam lingkungan kantor telah meningkatkan permintaan untuk sekretaris dan asisten administrasi yang mudah beradaptasi dan serbaguna.
. Sertifikasi dan kemajuan Pengujian dan sertifikasi untuk kecakapan dalam keterampilan kantor yang tersedia melalui organisasi seperti Asosiasi Internasional Administrasi Profesional, Asosiasi Nasional Legal Sekretaris (NALS), Inc; Sekretaris Hukum Internasional, Inc, dan Virtual Asisten Internasional Asosiasi (IVAA ). Sebagai sekretaris dan asisten administrasi mendapatkan pengalaman, mereka dapat memperoleh sebutan yang berbeda. Sebutan terkemuka termasuk Sekretaris Certified Professional (CPS) dan Administrasi Profesional Bersertifikat (CAP), yang dapat diperoleh dengan memenuhi persyaratan tertentu atau pengalaman pendidikan dan lulus ujian. Demikian pula, orang-orang dengan 1 tahun pengalaman di bidang hukum, atau yang telah menyimpulkan kursus pelatihan yang disetujui dan yang ingin disertifikasi sebagai dukungan hukum profesional, dapat memperoleh Sekretaris Hukum Terakreditasi (ALS) penunjukan melalui proses pengujian yang dikelola oleh NALS . NALS menawarkan dua sebutan tambahan: Sekretaris Hukum Profesional (PLS), dianggap sebagai sertifikasi profesional lanjutan untuk bantuan hukum, dan sebutan untuk kemampuan sebagai paralegal. Hukum Sekretaris Internasional menganugerahkan Spesialis Sekretaris Bersertifikat Hukum (CLSS) penunjukan di berbagai bidang seperti kekayaan intelektual, hukum pidana, litigasi sipil, wasiat, dan hukum bisnis untuk mereka yang memiliki 5 tahun pengalaman hukum dan lulus ujian. Dalam beberapa kasus, persyaratan tertentu dapat dihapuskan. Saat ini tidak ada standar set sertifikasi untuk asisten virtual. Sejumlah ada sertifikasi yang melibatkan melewati tes tertulis yang meliputi bidang kompetensi inti dan etika bisnis. Para IVAA memiliki tiga sertifikasi yang tersedia: Asisten Virtual Bersertifikat, Etika Checked Asisten Virtual, dan Asisten Virtual Real Estate.
Sekretaris dan asisten administrasi umum terlebih dahulu oleh dipromosikan ke posisi administratif lainnya dengan tanggung jawab yang lebih. Asisten administrasi Berkualitas yang memperluas pengetahuan mereka tentang operasi perusahaan dan meningkatkan keterampilan mereka mungkin dipromosikan menjadi sekretaris senior atau eksekutif atau asisten administrasi, supervisor administrasi, atau manajer kantor. Sekretaris dengan pengolah kata atau pengalaman entri data dapat maju ke pekerjaan sebagai pengolah kata atau pelatih entri data, supervisor, atau manajer dalam perusahaan mereka sendiri atau dalam pengolahan, kata sekretaris, atau data entri biro layanan. Pengalaman dukungan kesekretariatan dan administrasi juga dapat menyebabkan pekerjaan seperti instruktur atau perwakilan penjualan dengan produsen peralatan perangkat lunak atau komputer. Dengan pelatihan tambahan, sekretaris hukum yang menjadi paralegal.

Ketenagakerjaan

Sekretaris dan asisten administrasi diadakan sekitar 4,3 juta pekerjaan pada tahun 2008, peringkat itu antara pekerjaan terbesar di ekonomi AS. Tabulasi berikut ini menunjukkan distribusi pekerjaan oleh khusus kesekretariatan:

Sekretaris, kecuali hukum, medis, dan eksekutif	2,020,000
Eksekutif sekretaris dan asisten administrasi	1,594,400
Medis sekretaris	471,100
Hukum sekretaris	262,600

Sekretaris dan asisten administrasi bekerja dalam organisasi dari setiap jenis. Sekitar 90 persen bekerja di industri penyediaan layanan, mulai dari pendidikan dan kesehatan kepada pemerintah dan perdagangan ritel. Sebagian besar sisanya bekerja untuk perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur atau konstruksi.

Job Outlook

Pekerjaan diproyeksikan tumbuh sekitar secepat rata-rata . Sekretaris dan asisten administrasi akan memiliki jumlah terbesar di antara lowongan pekerjaan karena pertumbuhan dan kebutuhan untuk menggantikan pekerja yang transfer ke pekerjaan lain atau meninggalkan pekerjaan ini. Peluang harus terbaik untuk pelamar dengan pengetahuan luas tentang aplikasi perangkat lunak komputer.
Pekerjaan perubahan Kerja dari sekretaris dan asisten administrasi. Diperkirakan akan meningkat sebesar 11 persen, yang sekitar secepat rata-rata untuk semua pekerjaan, antara 2008 dan 2018. Proyeksi lapangan kerja bervariasi oleh khusus pekerjaan. Di atas rata-rata pertumbuhan lapangan kerja dalam industri kesehatan dan bantuan sosial harus mengarah ke lebih cepat daripada pertumbuhan rata-rata untuk sekretaris medis, sedangkan pertumbuhan moderat dalam jasa hukum diproyeksikan untuk memimpin lebih cepat dari pertumbuhan rata-rata dalam pekerjaan sekretaris hukum. Pekerjaan sekretaris eksekutif dan asisten administrasi diproyeksikan tumbuh secepat rata-rata untuk semua pekerjaan. Tumbuh-industri seperti konstruksi, jasa pendidikan, kesehatan dan bantuan sosial, dan profesional, ilmiah, dan teknis layanan-akan terus menghasilkan pekerjaan yang paling baru. Lebih lambat dari pertumbuhan rata-rata yang diharapkan untuk sekretaris, kecuali eksekutif hukum, medis, atau, yang menyumbang sekitar 46 persen dari seluruh sekretaris dan asisten administrasi.
Meningkatkan otomatisasi kantor dan restrukturisasi organisasi akan terus membuat sekretaris dan asisten administrasi yang lebih produktif di tahun-tahun mendatang. Komputer, e-mail, scanner, dan sistem pesan suara akan memungkinkan sekretaris dan asisten administrasi untuk mencapai lebih banyak dalam jumlah waktu yang sama. Penggunaan peralatan otomatis juga mengubah pembagian kerja di banyak kantor. Dalam beberapa kasus, tugas-tugas kesekretariatan tradisional sebagai mengetik, pengarsipan, fotokopi, dan pembukuan yang dilakukan oleh pegawai di departemen lain atau oleh para profesional sendiri. Sebagai contoh, profesional dan manajer semakin lakukan kata mereka sendiri pengolahan dan entri data, dan menangani banyak surat mereka sendiri. Di beberapa kantor hukum dan medis, paralegal dan asisten medis mengasumsikan beberapa tugas yang sebelumnya dilakukan oleh sekretaris. Juga, organisasi kecil dan menengah banyak yang outsourcing fungsi-fungsi administratif kunci, seperti entri data, pembukuan, dan penelitian internet, untuk asisten virtual.
Perkembangan teknologi kantor yakin untuk melanjutkan. Namun, tugas-tugas kesekretariatan dan administrasi banyak bersifat pribadi, interaktif dan, oleh karena itu, tidak mudah otomatis. Tanggung jawab seperti perencanaan konferensi, bekerja dengan klien, dan menginstruksikan staf memerlukan keterampilan bijaksana dan komunikasi. Karena teknologi tidak dapat menggantikan keterampilan pribadi, sekretaris dan asisten administrasi akan terus memainkan peran kunci di kebanyakan organisasi.
Sebagai paralegal dan asisten medis menganggap lebih dari tugas tradisional ditugaskan untuk sekretaris, kantor akan terus menggantikan pengaturan tradisional satu per sekretaris manajer dengan sekretaris dan asisten administrasi yang mendukung kerja sistem, departemen, atau unit. Pendekatan ini berarti bahwa sekretaris dan asisten administrasi akan memikul tanggung jawab ditambahkan dan akan terlihat sebagai anggota berharga dari tim.
Prospek pekerjaan. Selain pekerjaan yang diciptakan dari pertumbuhan, kesempatan kerja banyak akan timbul dari kebutuhan untuk menggantikan sekretaris dan asisten administrasi yang transfer ke pekerjaan lain, termasuk sekretaris eksekutif yang sangat terampil dan asisten administrasi yang sering pindah ke pekerjaan profesional. Kesempatan kerja harus menjadi yang terbaik bagi pelamar dengan pengetahuan luas tentang aplikasi perangkat lunak komputer, dengan pengalaman sebagai sekretaris atau asisten administrasi, atau dengan komunikasi canggih dan keterampilan komputer. Pelamar dengan gelar sarjana akan permintaan besar untuk bertindak lebih sebagai asisten manajerial dan untuk melakukan tugas yang lebih kompleks.

Laba

Upah tahunan rata-rata sekretaris, kecuali hukum, medis, dan eksekutif, adalah $ 29.050 pada Mei 2008. 50 persen tengah mendapat antara $ 23.160 dan $ 36.020. 10 persen terendah menerima kurang dari $ 18.440, dan 10 persen tertinggi memperoleh lebih dari $ 43.240. Upah rata-rata tahunan di industri mempekerjakan jumlah terbesar sekretaris, kecuali hukum, medis, dan eksekutif Mei 2008 adalah:

Pemerintah daerah	$ 32.610
Perguruan tinggi, universitas, dan sekolah-sekolah profesional	31,530
Umum medis dan bedah rumah sakit	30,960
Dasar dan sekolah menengah	29,850
Layanan ketenagakerjaan	28,340

Upah tahunan rata-rata eksekutif dan asisten sekretaris administrasi adalah $ 40.030 pada Mei 2008. 50 persen tengah mendapat antara $ 32.410 dan $ 50.280. 10 persen terendah menerima kurang dari $ 27.030, dan 10 persen tertinggi memperoleh lebih dari $ 62.070. Upah rata-rata tahunan di industri mempekerjakan jumlah terbesar sekretaris eksekutif dan asisten administrasi Mei 2008 adalah:

Manajemen perusahaan dan perusahaan	$ 45.190
Pemerintah daerah	41,880
Perguruan tinggi, universitas, dan sekolah-sekolah profesional	39,220
Pemerintah negara	35,540
Layanan ketenagakerjaan	33,820

Upah tahunan rata-rata sekretaris legal $ 39.860 pada Mei 2008. 50 persen tengah mendapat antara $ 30.870 dan $ 50.930. 10 persen terendah menerima kurang dari $ 25.580, dan 10 persen tertinggi memperoleh lebih dari $ 62.290. Sekretaris medis mendapatkan upah tahunan rata-rata $ 29.680 pada Mei 2008. 50 persen tengah mendapat antara $ 24.530 dan $ 36.090. 10 persen terendah menerima kurang dari $ 20.870, dan 10 persen tertinggi memperoleh lebih dari $ 42.660.
Asisten virtual set mereka sendiri tingkat struktur dan persyaratan penagihan berdasarkan jenis pekerjaan, tingkat keterampilan, biaya hidup di daerah mereka, pengalaman, dan kebutuhan keuangan pribadi. Mereka yang menggunakan tagihan tarif per jam dapat berkisar dari $ 25 sampai $ 100 per jam. Beberapa RUU juga pada halaman per atau tingkat proyek.

http://translate.google.co.id/translate?hl=id&langpair=en|id&u=http://www.bls.gov/oco/ocos151.htm